Gestión de los interesados del proyecto

La gestión de los interesados

Los interesados en un proyecto, regularmente denominados en ingñés stakeholders, son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del proyecto.

La mayoria de los proyectos suelen tener los siguientes interesados:

*Patrocinadores

*Clientes

*Usuarios

*Director de Proyecto DP

*Trabajadores

*Gobierno

*Comunidad

*etc.

El listado de interesados mencionado previamente es solo enunciativo, ya que suele ser mucho más amplio.

Generalmente existe conflicto de interéses entre los interesados. por ejemplo en un proyecto de desarrollo de una nueva tecnología de celulares, el técnico está interesado en alcanzar la máxima velocidad de conexión, el gerente comercial lo único que quiere es terminar el proyecto en pocos días para que no aparezca la competencia, el gerente financiero ambiciona no invertor más de cierta cantidad en investigación y el accionista desea una rentabilidad superior al 40% . como se puede ver en el ejemplo anterior los interéses entre los interesados del proyecto son muchos y muy diferentes, esto no debe de pasar con el equipo encargado de llevar acabo el proyecto, es decir el equipo que desarrolle cierto proyecto debe tener por obligación los mismos interése con el fín de satisfacer los intereses de los interesados en el proyecto.

Para encontrar a los integrantes del equipo se debe de entender por completo que se tengan los mismo interéses, habilidades, perfil, conocimientos, ingenio, facilidad de relacionarse y sobre todo honestidad y entrega completa a su trabajo. Como  verán son muchos requisitos y muchas personas no llegan a reunir ni siquiera la mitad de ellos, sin embargo  existen personas que les apasiona trabajar en el proyecto y tienen los conocimeintos de como realizarlo eficientemente  y eso es una ganancia enorme pues las características mencionadas anteriormente saldrán poco a a poco y a lo largo del proyecto.

En el párrafo anterior menciones las caracteristicas de un interesado, pero ¿¿que es un interesado??

¿Qué es un interesado? es un individuo o grupo de personas que tiene interés en su proyecto y que será afectado positiva o negativamente por el mismo. En realidad, el “interesado” no es sólo aquel que tiene interés en que el proyecto salga adelante, sino que también comprende a todas esas personas o grupos de personas a quienes no les conviene el proyecto, pues se verán afectados negativamente por el mismo.

Tal vez, en la vida normal, en aquella alejada de los conocimientos de Gerencia de Proyectos, quienes toman las riendas de los proyectos, olvidan identificar a aquellas personas que más adelante, eventualmente, traerán problemas, inventarán obstáculos, pondrán “zancadillas” y harán lo posible porque el proyecto no llegue a feliz término. Si usted forma parte del selecto grupo de personas que lideran proyectos y que son conscientes de la importancia de identificarlos, acuérdese de buscarlos también al interior de la Organización. ¿Había pensado en ello? ¿Creyó que los que pondrían problemas serían todos aquellos que no trabajan para el proyecto? NO! no es cierto. Dentro de la Organización ejecutante es posible que se encuentre con muchas sorpresas, como por ejemplo: Un Vicepresidente que no cree en el Retorno de la Inversión del Proyecto; una secretaria que siente que tendrá mucho más trabajo y mucho menos tiempo; Un gerente a quien le fue “robada” la idea del proyecto, etc, etc, etc.

Es así que, si quiere que su proyecto avance y finalice exitosamente, necesita del apoyo de la mayor cantidad de interesados (Stakeholders) posible. Vigile entonces la relación que usted mantiene con el patrocinador y con los usuarios; involucre a los usuarios en su proyecto para que sean ellos quienes le den información sobre especificaciones de requerimientos, descripciones de uso, criterios de aceptación, etc. Si no los involucra, posiblemente poco les importará el producto final.

¿Y cómo identificarlos?
Sencillo: Haga una lista de los interesados en su proyecto. Sí, una lista intuitiva, basada en sus conocimientos y experiencias, basado por supuesto en las siguientes preguntas:

  • ¿Quiénes están a cargo del proyecto?
  • ¿Quiénes comprometen su nombre, su dinero, su estatus, etc. por el proyecto?
  • ¿Quiénes están o estaban pensando en temas parecidos a los del proyecto, dentro o fuera de la organización?
  • ¿A quiénes no les conviene el proyecto? ¿a quiénes les favorece?
  • ¿Quiénes serán los usuarios?
Esta lista la puede complementar con todas las preguntas que considere pertinentes.
Asegúrese de identificar, si es necesario con nombres propios, a todos y a cada una de las personas que resultarán afectadas positiva o negativamente por el proyecto, no sólo por sus resultados, sino por todo lo que ocurra en el ciclo de vida del mismo.
Una vez tienes la lista de interesados, lo mejor es clasificarlos. Apóyate en un cuadro de Poder/ Influencia y Apoyo, como el que ves a continuación:
ALTO PODER / ALTO APOYO: Gente que tiene alto poder y apoyan el proyecto son tus más cercanos aliados. Ellos miran las ideas y propósitos del proyecto desde una perspectiva positiva y tienen el poder de influir en los demás. Como estarán encantados de trabajar en pos de resolver los problemas y sacar adelante el proyecto, comunícale a este grupo las nuevas ideas antes que a otras personas, de tal manera que te ayuden mejorándolas y promoviéndolas a los demás. Este será el grupo con el que correras menos riesgos.
ALTO PODER / BAJO APOYO: Las personas con alto poder, pero que no apoyan el proyecto o tu trabajo, serán tu prioridad de riesgos. Tendrán la alta posibilidad de destruir tu proyecto si no las gestionas correctamente. Sé concreto y pragmático al comunicarte con ellos y esfuércese en construir buenas relaciones honestas. Escúchelos y procure entender sus puntos de vista. No tome nada personal!!! Hable con ellos frecuentemente y no sea prevenido ante sus comentarios. Evidentemente, una persona que se opone al proyecto por una cuestión de principios, será una persona que no querrás tener en el comité directivo.
BAJO PODER / ALTO APOYO: Manténlas informadas del proyecto, pues estas personas serán muy importantes para resolver los detalles del proyecto. Intégralas al proyecto y apóyalas en la construcción de ideas para resolver conflictos o problemas, pero ten cuidado de no gastar horas y horas en reuniones con ellos. Si estás corto de tiempo, sé pragmático y  utiliza el tiempo eficientemente: el tiempo de reuniones lo debes invertir en las personas con Poder y apoyo.
BAJO PODER / BAJO APOYO: Personas que no apoyan el proyecto y no tienen poder, pueden convertirse en una verdadera molestia. Infórmalas lo necesario y reúnete con ellas para escuchar sus puntos de vista, y muy importante: CONTROLA EL CHISME!!! Para alinear este grupo en el proyecto, enfócate en ganar el apoyo de los interesados con alto poder.
Finalmente suele ser muy difícil o prácticamente imposible complacer a todos los interesados en un mismo proyecto. Por otro lado, si haces un proyecto gris puedes terminar con un proyecto que no complació a ninguna de las partes y además terminó siendo un fracaso comercial.
Si quieres quedar bien con todos  los interesados estás firmando el certificado de defunción de tu proyecto.
Si bién las gestión de los interesados es un tema complejo, hay ciertos pasos básicos que se deben seguir:
1. Identificarlos a todos: Aquellos que aparezcan con el proyecto en ejecución podrían solicitar cambios y esto implica tiempo y dinero.
2. Determinar sus requisitos y expectativas, y convertirlos en requerimientos del proyecto.
3. Comunicarse con ellos.
4. Gestionar su influencia en relación  con sus requisitos, en la medida de lo posible, para lograr un proyecto exitóso.
Por último, recuerda que en tu rol de DP deberás tomar decisiones que no complacerán a todos los interesados. Cuando esto ocurra no pierdas nunca de vista al cliente, ya que a él deberás complacerlo para alcanzar un proyecto exitóso.
Los interesados se identifican a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, pero en especial en las etapas de iniciación.

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